档案管理制度范本(【会计档案管理制度】会计档案管理办法范本)

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档案管理制度范本
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会计档案管理办法
1 目的与适用范围
为规范公司会计资料归档、保管,保证公司会计档案的安全完整,防止会计资料丢失、毁损和泄密,确保会计档案的科学管理,结合公司实际,特制定本办法。
本办法规定了云南云天化股份有限公司会计档案的立卷、归档、保管、查阅、和销毁等内容,适用于云南云天化股份有限公司及所属全资、控股子公司,云天化集团托管单位。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
《会计法》
《财务会计报告条例》
《会计档案管理办法》
《云南省会计条例》
GB/T 1.1—2000  标准化工作导则  第1部分:标准的结构和编写规则 
GB/T 15498-2003  企业标准体系  管理标准和工作标准体系             
Q/YYTH 20424-2005  标准化工作管理办法
3 总则
公司负责人对公司会计档案管理负领导责任,财务部和总经办共同负责会计档案的管理工作。财务部负责会计档案的立卷、归档、保管(移交总经办前)、查阅、协助销毁等工作。总经办负责对会计档案归档工作的指导、监督、检查,以及所移交会计档案的存放、查阅管理和保管期满会计档案的销毁等工作。
4  会计档案的内容
4.1  会计凭证。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。
4.1.1  原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据,是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和公司自制原始凭证两种。
4.1.2  记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账薄的凭证。公司根据会计核算的要求和财务管理需要设置统一的记账凭证。
4.2  会计账簿。会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录公司的经济业务,对大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。
4.3  财务报告。财务报告指用来反映公司的财务状况、经营成果和现金流量的总结性书面文件,包括会计报表主表、会计报表附表、财务情况说明书和其他财务报告。
4.4  其他会计档案。其他会计档案包括银行存款余额调节表,银行对账单,财务会计软件使用说明,会计电算化处理授权登记或使用权限备案表,会计数据备份磁盘,发票存根,纳税申报表,个人所得税代扣明细表,工资奖金表、保健降温表费用明细表、材料入出库单,各类会计辅助台账,工程预决算书,与会计业务相关的各种经济合同、协议(含借款合同、担保合同),会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。
5  会计档案的日常管理
5.1  立卷和归档
5.1.1  财务部负责公司会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、查阅使用、期满销毁等日常管理,并对公司所属及托管单位、控股子公司的会计档案管理进行指导和监督。
5.1.2  建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序,健全各类账簿的记录和保管要求,统一各类财务报告的格式和编报时间,保证会计档案的完整、及时、规范。
5.1.3  财务部内明确会计档案管理负责人,指定专人负责会计档案的日常管理,明确会计档案管理岗位的职责,建立、健全会计档案的内部控制制度。出纳人员不得兼任会计档案管理工作。
5.1.4  会计凭证。
5.1.4.1  会计人员填制的会计凭证应内容齐全,符合归案的要求,出纳人员、审核人员应在办理完收付款或审核手续后在凭证上签名或盖章。原始凭证粘贴不得超出记账凭证的边缘,原始附件张数与会计凭证中注明张数相符。
5.1.4.2  会计档案管理人员根据会计凭证的数量定期(最长不得超过一个月)及时进行整理和装订。在每月结账后整理记账凭证,于次月15日前(年末可顺延至会计报表决算工作结束后10日内)按记账凭证顺序装订成册,每册为一卷。在封面及账壳上注明单位名称,档案名称,凭证所属年、月,凭证起始编号,会计档案编号,保管期限,并注明财务会计机构负责人、装订人和装订日期等。
5.1.5  会计账簿。每个会计年度终了,会计报表决算工作结束后10日内,由记账人员负责打印纸质会计账簿装订成册,按一级会计科目名称装订。会计账簿含会计账簿封面、启用表、目录、汇总账页和账簿有效账页。会计账壳封面注明单位名称、账簿名称、所属会计年度、保管期限、档案号、装订时间及装订人姓名。
5.1.6  财务报告。月报于次月15日前装订,年报包括两部份,年末会计报告,于次年会计报表决算工作结束后10日内装订,同时,将上年1-12月份会计报告按时间顺序装订,每季度装订一册,每册为一卷。财务报告封面应加盖单位公章,董事长、总经理、财务负责人及制表人签章。
5.1.7  其他会计档案。应于会计年度终了后1个月内由经办人员整理归档保管。
5.2  保管
5.2.1  财务部设会计档案室,并指定专人保管会计档案,各所属及托管单位应设会计档案管理专柜,由会计主管负责保管。
5.2.2  为方便会计档案的查阅和利用,本年度会计档案由财务部、各所属及托管单位保管二年。期满后,于次年会计报表决算工作结束后1个月内,由财务部、各所属及托管单位编制移交清册,移交总经办保管。
5.2.3  年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案,在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样,单独保存。
5.2.4  已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。
5.2.5  会计档案的存放应做到:防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀防磁、防折等。
5.3  移交
    会计档案管理人员变动或档案转移,交接双方必须办理移交手续。 移交方编制会计档案移交清册,列明移交会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。交接时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项点交,并由双方在案移交清册上签字确认。
5.4  查阅、借阅
5.4.1  查阅、借阅由查阅、借阅人填写档案资料借阅卡,经财务部负责人批准后方可查阅、借阅。
5.4.2  财务部、总经办应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度,设立会计档案查阅登记台账,记载查阅的时间、目的、内容及查阅人,办理借阅登记手续后方可查阅、复制。
5.4.3  查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 
5.4.4  会计档案一律不得外借。如有特殊需要,已移交总经办的,经总经办和财务部负责人批准,尚未移交总经办的,经财务部负责人批准后,方可办理借阅登记手续,并要限期归还。
5.4.5  非公司财务人员不得查阅、借阅,借阅一律不得带出公司外。
5.5  销毁
5.5.1  财务部、总经办应定期对会计档案进行清理和鉴定。对保管期满并经过鉴定,已无保存价值的会计档案按照规定程序销毁。
5.5.2  保管期满但未结清的债权债务及涉及其他未了事项的原始凭证、记账凭证单独抽出立卷,保管到结清未了事项为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
5.5.3  保管期满的会计档案,除本办法上述2规定的情形外,可按下列程序销毁:
5.5.3.1  总经办会同财务部提出销毁意见,共同鉴定,严格审查,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
5.5.3.2  总经办和财务部负责人、主管财务和档案的公司领导分别在销毁清册上签署意见,并报经上级主管单位批准后销毁; 
5.5.3.3  销毁会计档案时,应当由总经办、财务部和监审部共同监销;
5.5.3.4  监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容认真清点核对;销毁后,在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告公司分管财务和档案工作的领导。
6  会计档案保管年限
6.1  会计凭证类 。包括原始凭证、记账凭证,保管期限为15年。
6.2  会计账簿类。 包括总账、明细账及辅助账簿,保管期限20年。其中:现金和银行存款日记账保管25年,固定资产卡片,在固定资产报废清理后保管5年。6.3  财务报告类 。月、季度财务报告(包括文字分析)保管期限20年。年度财务报告(决算)永久保存(包括文字分析)。6.4  其他类 。
6.4.1  发票存根、纳税申报表、个人所得税代扣明细表保管期限为5年。
6.4.2   银行余额调节表、银行对账单保管期限为5年 。
6.4.3  工资奖金表、保健降温表费用明细表、材料入出库单、单独装订的工程预决算资料,保管期限为15年 。
6.4.4  会计移交清册保管期限为15年 。
6.4.5  会计电算化资料备份软盘、光盘、硬盘永久性保存。
6.4.6  重要财务会计文件、合同、协议永久性保存。
6.4.7  会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久性保存 。
7   责任
7.1  财务部、总经办应当建立健全公司会计档案管理责任制,明确各单位负责人、会计档案管理人员对会计档案的管理责任。
7.2  会计档案的立卷人对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。
7.3  会计档案保管人员妥善保管好会计档案,要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折,对由于以上原因而造成会计档案毁损的,要追究保管人员的责任。
7.4  会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的追究相关人员的责任。
7.5  对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人,追究其相应责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。
7.6  对故意销毁会计档案的人员,提交公司处理,构成犯罪的,移交司法机关处理。
8   附则
8.1  本办法与国家法律法规和相关制度相抵触的,以国家法律法规和相关制度为准;未尽事宜,按国家有关法律、法规规定执行。
8.2  本办法自颁布之日起执行。

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